Amoria Bond Datenschutzrichtlinie

DSGVO-Datenschutzrichtlinie von Amoria Bond

• Einleitung
• Wer ist für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich?
• Wer ist Amoria Bond und was tun wir?
• Was sind rechtmäßige Grundlage und Zweck der Datenverarbeitung?
• Marketingmaterialien und Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation
• Welche personenbezogenen Daten erfasst Amoria Bond?
• Informationen, die wir aus anderen Quellen beziehen
• Wer kann Ihre Daten einsehen?
• Werden Ihre personenbezogenen Daten den europäischen Wirtschaftsraum verlassen? Falls ja, werden welche Schutzmaßnahmen ergriffen?
• Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?
• Korrigieren, Aktualisieren und Löschen Ihrer personenbezogenen Daten
• Welche Rechte haben Sie?

Einleitung

Amoria Bond liegt der Schutz personenbezogener Daten von Individuen („betroffenen Personen“) am Herzen und wir widmen uns dem Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre.

Wenn Sie sich über unsere Webseite, unsere Online-Stellenausschreibungen oder andere digitale Dienste bei uns registrieren oder sich auf anderem Wege für unsere Dienste anmelden und/oder Kontakt zu einem unserer Mitarbeiter haben, werden die von Ihnen an uns weitergegebenen Daten sicher verwahrt und in Einklang mit der DSGVO verarbeitet.

Wir möchten sicherstellen, dass jeder, der die Dienste von Amoria Bond in Anspruch nimmt, größtmöglichen Nutzen aus ihnen ziehen kann. Die vorliegende Datenschutzrichtlinie gilt für alle Dienstleistungen unserer Unternehmensgruppe an allen Standorten sowie für alle verarbeiteten Datentypen. „Unternehmensgruppe“ bezeichnet, wie in Abschnitt 1159 des UK Companies Act 2006 definiert, unsere Tochterunternehmen, unseren Mutterkonzern und dessen Tochterunternehmen sowie alle uns angegliederten Gesellschaften.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679) ist eine neue Verordnung, die das Datenschutzrecht auf neuen Stand bringen soll und deren Ziel es ist, Datenschutzgesetze in europäischen Mitgliedsstaaten zu vereinheitlichen, das Recht auf Datenschutz für betroffene Personen (Individuen) zu verbessern und ein strenges Rahmenwerk bereitzustellen, innerhalb dessen Grenzen Unternehmen Daten legal verarbeiten können.

Der Firmensitz von Amoria Bond befindet sich in Manchester (Großbritannien), somit ist die zuständige Aufsichtsbehörde für alle unsere Entscheidungen hinsichtlich der DSGVO das britische Information Commissioner‘s Office (www.ico.org.uk).

Trotz der Entscheidung Großbritanniens, im März 2019 aus der EU auszuscheiden, wird die DSGVO auch in Großbritannien am 25. Mai 2018 in Kraft treten. Zudem gab das Information Commissioner's Office (ICO) an, auch nach dem Austritt im März 2019 ähnlich strenge Regeln durchzusetzen. Die Regelungen der DSGVO werden in Großbritannien durch das neue Datenschutzgesetz (Data Protection Bill (2017)) in britisches Recht übernommen, sobald dieses Gesetz in Kraft tritt.

Die DSGVO-Datenschutzrichtlinie von Amoria Bond beschreibt, welche Rechte Sie besitzen und inwiefern die DSGVO und die aktuelle Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation (PECR) einen Einfluss darauf haben, wie Amoria Bond Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Unser Ziel ist es, mit Ihren Daten verantwortungsbewusst umzugehen, ausschließlich relevante Daten zu erfassen und diese sicher zu speichern.

Wir möchten Sie bitten, sich unsere Datenschutzrichtlinie aufmerksam durchzulesen, um herauszufinden, welche Daten wir zu Ihrer Person erfassen, an wen diese Daten weitergegeben und wie sie verwendet werden.

Wer ist für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich?

Der Datenverantwortliche ist die Amoria Bond Limited, registriert in England (Firmennummer 5895820).

Wir sind eine Personalvermittlungsagentur, wie in den britischen „Employment Agencies and Employment Businesses Regulations 2003“, den Verordnungen für Personalvermittlung, definiert.

Amoria Bond Limited ist beim ICO als Datenverantwortlicher registriert, die Registernummer lautet: Z1303865

Amoria Bond Limited ist die Konzernführungsgesellschaft von:

• Amoria Bond GmbH (Firmennummer HRB 76960)
• Amoria Bond BV (Firmennummer 34311673)
• Amoria Bond Pte. Limited (Firmennummer 201136474K; Nummer der Arbeitsagenturlizenz: 16S8124)

Mitarbeiter von Amoria Bond können über unsere sichere interne Datenbank (RDB Pronet) auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen.

Wenn Sie Fragen zur vorliegenden Datenschutzrichtlinie oder unseren Datenschutzverfahren allgemein haben, senden Sie eine E-Mail an privacy@amoriabond.com oder einen Brief an folgende Adresse: Amoria Bond Limited, 14 Egerton House, Towers Business Park, Manchester, M20 2DX, Großbritannien. Alternativ erreichen Sie uns telefonisch unter der Nummer (+44) 0161 448 4882.

Wer ist Amoria Bond und was tun wir?

Amoria Bond ist eine Personalvermittlungsagentur, wie in den britischen „Employment Agencies and Employment Businesses Regulations 2003“, den Verordnungen für Personalvermittlung, definiert. Unsere Niederlassungen befinden sich in Manchester, Amsterdam, Köln und Singapur. Für die Erbringung unserer Dienstleistungen erfassen wir personenbezogene Daten von folgenden Arten Individuen:

• potenzielle und erfolgreiche Bewerber auf unbefristete Stellen oder als Auftragnehmer;
• Ansprechpartner potentieller und bestehender Kunden;
• Kontaktdaten von Anbietern zur Unterstützung unserer Dienstleistungen;
• Mitarbeiter, unabhängige Berater, Zeitarbeiter

Was sind rechtmäßige Grundlage und Zweck der Datenverarbeitung?

Berechtigtes Interesse

Als „Datenverantwortlicher“ verlässt sich Amoria Bond auf das „berechtigte Interesse“ als rechtmäßige Grundlage dafür, welche personenbezogenen Daten wir erfassen und wie wir sie speichern. Dieses ist in Artikel 6(1)(f) der Datenschutz-Grundverordnung wie folgt definiert:

 „...die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.“

Als berechtigtes Interesse kann eine breite Auswahl Interessen interpretiert werden. Es kann sich hierbei um unsere eigenen Interessen oder die Interessen Dritter, geschäftliche Interessen sowie allgemeine Vorteile für die Gesellschaft handeln.

Eine Beschreibung unseres berechtigten Interesses an der Erfassung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten finden Sie im Folgenden:

Als Personalvermittlungsagentur stellen wir Bewerber unseren Kunden vor, um unbefristete Stellen zu besetzen oder passende Kandidaten als Subunternehmer zu vermitteln. Die Übermittlung personenbezogener Daten unserer Bewerber an Ansprechpartner unserer Kunden ist ein wichtiger Teil dieses Verfahrens.

Damit wir die geeigneten Stellen für unsere Bewerber finden sowie unseren Kunden geeignete Bewerber vermitteln können, benötigen wir eine Datenbank, die bereits in der Vergangenheit erfasste personenbezogene Daten von Bewerbern und Kunden sowie aktuelle Angaben zu offenen Stellen und Vertragsausschreibungen enthält.

Damit wir dazu in der Lage sind, unser Unternehmen weiterzuführen, zu expandieren und weiterzuentwickeln, müssen wir personenbezogene Daten möglicher Bewerber und Kundenkontakte aufzeichnen.

Als Personalvermittlungsagentur hat Amoria Bond das berechtigte kommerzielle Interesse, personenbezogene Daten zu aktiven und passiven Arbeitssuchenden (Bewerbern) zu erfassen und zu verarbeiten sowie personenbezogene Daten von Personalverantwortlichen von Organisationen zu sammeln, denen wir Personal vermitteln, bzw. personenbezogene Daten von Personalverantwortlichen zu erfassen, zu denen wir Kontakt aufnehmen möchten, um ihnen künftig unsere Dienstleistungen für Personalvermittlung anzubieten (diese Kategorien lassen sich als aktive und potentielle Kunden umschreiben). Organisationen, die unsere Dienste für die Besetzung offener Stellen in Anspruch nehmen, werden als „Dritte“ eingestuft, da Amoria Bond ein berechtigtes Interesse daran hat, die personenbezogenen Daten der Bewerber zur Erfüllung seiner Personalvermittlungsaufgaben an diese Organisationen weiterzugeben.

Zur Bereitstellung von Personalvermittlungsdiensten für unbefristete Stellen und Vertragsausschreibungen muss Amoria Bond bestimmte Arten personenbezogener Daten verarbeiten. Die von uns erfassten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Bereitstellung von Personalvermittlungsdiensten verwendet. Genauer verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten dazu, wie folgt Personalvermittlungsdienste bereitzustellen:

• Bestimmen und Auswählen von Bewerbern, deren Fähigkeiten und/oder Erfahrung zu Stellen- und Vertragsausschreibungen unserer Kunden passen;
• Informieren von Bewerbern über potenziell geeignete unbefristete Stellen oder Vertragsausschreibungen;
• Informieren von Personalverantwortlichen über die Verfügbarkeit geeigneter Kandidaten (Bewerber).

Als Bewerber können Ihre Daten auch für Folgendes verwendet werden:

• Unterstützung unserer Kunden dabei, geeignete Bewerber für Vorstellungsgespräche für unbefristete Stellen und Vertragsarbeiten zu bestimmen und auszuwählen;
• Durchführung von Überprüfungen vor der Einstellung;
• interne Verwaltungszwecke: Qualitätskontrolle und Prüfungen bei Amoria Bond gewährleisten, dass wir ein geeignetes Dienstleistungsniveau bereitstellen und das richtige Zielpublikum bedienen.

Wenn wir Ihnen als Kunde oder Bewerber Personalvermittlungsdienste bereitstellen, müssen wir zudem geltende Gesetze der zuständigen Rechtsprechung beachten, beispielsweise zu Folgendem:

• Identifikation
• Arbeitsrecht
• Steuerrecht
• Sozialgesetzgebung

Da wir unseren Kunden (bei denen es sich um die Organisationen handeln kann, die den oben beschriebenen Gesetzen und Verordnungen unterliegen) Personalvermittlungsdienste anbieten, müssen wir personenbezogene Daten von Bewerbern zur Erfüllung vertraglicher Pflichten gegenüber unseren Kunden möglicherweise an sie weitergeben, holen hierzu jedoch eine entsprechende Einwilligung der Bewerber ein, wo gesetzlich gefordert.

Einwilligung

Möchten oder müssen wir uns für die rechtmäßige Verarbeitung Ihrer Daten auf eine Einwilligung als Grundlage verlassen, bittet Amoria Bond Sie mündlich, per E-Mail oder über ein Online-Formular um Ihre Einwilligung für diesen spezifischen Verarbeitungsvorgang und hält Ihre Antwort in unserem System fest. Verlassen wir uns für die Verarbeitung Ihrer Daten auf eine Einwilligung als Rechtsgrundlage, haben Sie jederzeit das Recht, die Zustimmung zu diesem spezifischen Verarbeitungsvorgang zu widerrufen.

Marketingmaterialien und Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation (PECR)

Im Rahmen der Erfüllung der Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation (PECR) bittet Amoria Bond Sie um Ihre Einwilligung, relevantes Marketingmaterial an Sie senden zu dürfen, in dem Sie Informationen und Ratschläge zu unseren Diensten finden. Sie haben jederzeit das Recht, diesen Dienst über eine Nachricht an folgende E-Mail-Adresse zu kündigen: unsubscribe@amoriabond.com

Amoria Bond gibt Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Marketingzwecken an Dritte weiter.

Welche personenbezogenen Daten erfasst Amoria Bond?

Wir erfassen und verarbeiten personenbezogene Daten, die es uns ermöglichen, als Personalvermittlung beratend tätig zu werden und professionelle Dienste bereitzustellen. Zu diesen Daten gehören unter anderem folgende:

• persönliche Kontaktinformationen;
• Angaben zur Familie;
• Links zu öffentlich zugänglichen professionellen Profilen, z. B. LinkedIn, Twitter, Unternehmenswebseiten;
• Angaben zu Ausbildung und Laufbahn.

Wir erfassen ausschließlich personenbezogene Daten, die wir für die bestmögliche Durchführung unserer Dienstleistungen und/oder für die Verbesserung dieser Leistungen benötigen, oder solche, die für die Erfüllung besonderer Anforderungen unserer Bewerber und Kunden notwendig sind.

Bei der Registrierung als Bewerber bitten wir Sie unter Umständen um folgende Angaben:

• Name, Vorname und Kontaktdaten (Telefonnummer, Handynummer und E-Mail-Adresse);
• Ort/Wohnsitz;
• aktueller Lebenslauf;
• Links zu öffentlich zugänglichen professionellen Profilen, z. B. LinkedIn, Twitter, Unternehmenswebseiten;
• relevante Qualifikationen (Bildungsweg oder Ausbildung) und Referenzen von Arbeitgebern (Diplome, Kurse, Zertifikate);
• Verfügbarkeit und Nachweis einer Arbeitserlaubnis für das Wohnsitzland/die Wohnsitzländer.

Werden Sie für eine Stelle bei einem unserer Kunden übernommen, bitten wir Sie möglicherweise um zusätzliche personenbezogene Daten:

• Staatsangehörigkeit;
• Sozialversicherungsnummer;
• Reisepass oder Personalausweis;
• Referenzen von Arbeitgebern.

Sollten Sie ein unabhängiger Auftragnehmer sein, bitten wir Sie unter Umständen um folgende Geschäftsdokumente:

• Zertifikat über die Registrierung als Unternehmen/Selbstständige/r;
• Versicherungsdokumentation;
• Angaben zur Umsatzsteuerregistrierung.

Weitere von uns erfasste Datentypen

Technische Daten: Hierzu gehören Internetprotokoll-(IP-)Adresse, Anmeldedaten, Browsertyp und -version, Zeitzoneneinstellung und Standort, Browser-Plug-in-Typen und -versionen, Betriebssystem und Plattform und andere Technologien auf den Geräten, die Sie für den Zugriff auf diese Webseite verwenden.

Zu den Profildaten gehören Benutzername und Kennwort, Ihre Interessen, Präferenzen, Feedback und Antworten auf Umfragen.

Zu Nutzungsdaten gehören Informationen dazu, wie Sie unsere Webseite, Produkte und Dienste nutzen.

Zu Marketing- und Kommunikationsdaten gehören Ihre Einstellungen für Marketingmaterialien für Sie sowie Ihre Kommunikationspräferenzen.

Unter Umständen müssen wir auch sensible personenbezogene Daten für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen erheben, dies geschieht jedoch nur mit Ihrer expliziten Einwilligung oder falls es gesetzlich gefordert wird. Zu diesen sensiblen Daten gehören Prüfungen des Strafregisters, Mitgliedschaft bei Gewerkschaften oder Branchenverbänden, ethnische Herkunft oder Daten zur psychischen und körperlichen Gesundheit. Diese Daten werden sicher gespeichert, gelöscht, wenn kein Verarbeitungsanlass mehr besteht, und keinesfalls für diskriminierende Zwecke eingesetzt.

Als Bewerber werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich von Amoria Bond für die Bereitstellung von Personalvermittlungsdiensten genutzt. Mit Ihrem Einverständnis werden Ihre Daten auch an Dritte weitergegeben – insbesondere an potentielle Arbeitgeber, die Interesse an Ihnen als potentiellem Mitarbeiter bekundet haben. Standardmäßig entfernt Amoria Bond jedoch personenbezogene Daten wie Anschrift und Kontaktdetails aus Ihrem Lebenslauf, bevor dieser an Kunden weitergegeben wird. Ihre personenbezogenen Daten werden keinesfalls für andere Zwecke als für die Bereitstellung von Personalvermittlungsdiensten verwendet.

Von Personalverantwortlichen bestehender oder potentieller Kunden erfassen wir unter Umständen unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten:

• Name, Stellenbezeichnung und geschäftliche Kontaktdaten (Telefonnummer, Handynummer und E-Mail-Adresse);
• Arbeitgeber (Name des Unternehmens) sowie Standort oder Geschäftsadresse;
• Links zu öffentlich zugänglichen professionellen Profilen, z. B. LinkedIn, Twitter, Unternehmenswebseiten.

Ihre personenbezogenen Daten werden als Personalverantwortlicher nicht mit Dritten außerhalb von Amoria Bond geteilt oder für Zwecke verwendet, die nicht der Personalvermittlung dienen.

Informationen, die wir aus anderen Quellen beziehen

Hierbei handelt es sich um Daten, die wir über andere Quellen wie beispielsweise LinkedIn, Profile in sozialen Netzwerken, Unternehmenswebseiten, Personalvermittlungsplattformen, Datenaggregatoren, Onlinebibliotheken für Lebensläufe oder persönliche Empfehlungen beziehen. In diesem Fall informieren wir Sie bei der ersten Kontaktaufnahme mit Ihnen darüber, dass wir personenbezogene Daten über Sie speichern, aus welcher Quelle diese stammen und zu welchem Zweck wir diese personenbezogenen Daten speichern und verarbeiten möchten.

Von Ihrem aktuellen Arbeitgeber: Falls Sie bei einer Dachgesellschaft/einem Lohnbuchhalter oder Unternehmen beschäftigt sind, die persönliche Dienstleistungen erbringen. Hinweis: Sollten Sie bei einem solchen Unternehmen beschäftigt sein, verlassen wir uns darauf, dass Ihr Arbeitgeber eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten geschaffen hat. Unsere Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten beruht auf einem Vertrag zwischen uns und diesem Unternehmen.

BENUTZER DER WEBSEITE: Beim Besuch unserer Webseite erfassen wir automatisch bestimmte Daten, unabhängig davon, ob Sie unsere Dienste in Anspruch nehmen möchten oder nicht. Hierzu gehören IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, wie häufig Sie auf unsere Webseite zugreifen und wie Sie deren Inhalte durchsuchen. Außerdem erfassen wir Daten zu Ihrer Person, wenn Sie uns über die Webseite kontaktieren.

Wir erfassen Daten automatisch mithilfe von Cookies, abhängig davon, wie die entsprechenden Einstellungen Ihres Browsers lauten. Wenn Sie zudem ein Bewerber oder Kunde von Amoria Bond sind, können wir die Daten Ihrer Webseitennutzung dazu verwenden, andere Aspekte unserer Kommunikation mit Ihnen oder unserer Dienstleistungen zu verbessern. Sehen sie unten mehr Informationen, falls sie mehr über Cookies erfahren möchten, wie zum Beispiel wir diese einsetzen und welche Möglichkeiten Ihnen offenstehen:

COOKIES

Was sind Cookies?

Ein „Cookie“ ist ein kleiner Datensatz, der auf Ihrem Gerät gespeichert wird und aufzeichnet, wie Sie durch eine Webseite navigieren. Wenn Sie diese Webseite in Zukunft erneut besuchen, können Ihnen auf Grundlage der über Ihren letzten Besuch gespeicherten Cookie-Daten maßgeschneiderte Optionen bereitgestellt werden. Cookies können zudem auch zur Analyse von Traffic sowie für Werbung und Marketing genutzt werden.

Fast alle Webseiten verwenden Cookies, die für Ihr System absolut ungefährlich sind. Wenn Sie überprüfen oder ändern möchten, welche Art Cookies auf Ihrem Gerät gespeichert werden, können Sie das normalerweise in den Browsereinstellungen tun.

Wie verwenden wir Cookies?

Unsere Cookies dienen zwei Zielen:

- Verfolgung der Nutzung unserer Webseite. Somit können wir verstehen, wie Sie unsere Seite verwenden, und individuelle Muster oder Muster größerer Gruppen analysieren. Mithilfe dieser Daten sind wir dazu in der Lage, unsere Webseite und Dienstleistungen abhängig davon weiterzuentwickeln und zu verbessern, was unsere Kunden sich wünschen.

- Bewerbung von Stellen, von denen wir glauben, dass sie für Sie interessant sein könnten. Somit sparen Sie hoffentlich Zeit beim Durchsuchen endloser Inhalte und finden schneller die Informationen, die Sie benötigen.

Es gibt folgende Arten Cookies:

- Sitzungscookies: Diese Art Cookie wird nur während einer Sitzung auf Ihrem Gerät gespeichert und automatisch gelöscht, wenn Sie Ihren Browser schließen. Sie enthalten meist eine anonyme Sitzungs-ID, mit deren Hilfe Sie eine Webseite durchsuchen können, ohne sich zunächst anmelden müssen, erfassen aber keine Informationen zu Ihrem Gerät.

- Dauerhafte Cookies: Ein dauerhaftes Cookie wird langfristig als Datei auf Ihrem Gerät gespeichert und auch dann nicht gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Wenn Sie die Webseite erneut besuchen, die das Cookie erstellt hat, kann diese es lesen. Dauerhafte Cookies verwenden wir für Google Analytics und für Personalisierung (siehe unten).

Cookies lassen sich auch wie folgt in Kategorien einteilen:

- Notwendige Cookies: Diese Cookies sind für eine effektive Nutzung der Webseite unerlässlich, beispielsweise wenn Sie sich für eine Stelle bewerben, und können deshalb nicht blockiert werden. Ohne diese Cookies können die über unsere Webseite bereitgestellten Dienste nicht erbracht werden. Mithilfe dieser Cookies werden keine Daten zu Ihrer Person erfasst, die für Marketing oder Verfolgung des Besuchs anderer Webseiten genutzt werden.

- Leistungs-Cookies: Diese Cookies ermöglichen es uns, die Leistung unserer Webseite zu beobachten und zu verbessern. Mit ihrer Hilfe können wir beispielsweise Seitenbesuche zählen, Traffic-Quellen identifizieren und herausfinden, welche Teile der Seite am häufigsten besucht werden.

- Funktionelle Cookies: Diese Cookies ermöglichen es unserer Webseite, sich an Ihre Einstellungen (wie Benutzername, Sprache oder Region) zu erinnern und bessere Funktionen bereitzustellen. So sind wir mithilfe dieser Cookies beispielsweise dazu in der Lage, Sie über Neuigkeiten oder Updates für die von Ihnen genutzten Dienste zu informieren. Die Cookies können auch dazu verwendet werden, Änderungen an Schriftgröße, Schriftart und anderen anpassbaren Bereichen der Webseite zu speichern. Mit ihrer Hilfe können auch von Ihnen angeforderte Dienste wie die Wiedergabe eines Videos oder die Kommentarfunktion für einen Blog aktiviert werden. Von diesen Cookies erfasste Daten werden meist anonymisiert.

- Personalisierungs-Cookies: Diese Cookies unterstützen uns dabei, Ihnen Daten zu Stellenausschreibungen zu zeigen, die für Sie interessant sein könnten. Hierbei handelt es sich um dauerhafte Cookies (die so lange gespeichert werden, wie Sie bei uns registriert sind). Wenn Sie sich also anmelden oder auf die Webseite zurückkehren, wird Ihnen Werbung für Stellenanzeigen angezeigt, die denjenigen ähneln, die Sie vor kurzem angesehen haben.

Weitere Informationen über die verschiedenen von uns genutzten Cookies sowie deren Zweck finden Sie in der Tabelle unten:

Wer kann Ihre Daten einsehen?

Damit wir erstklassige Personalvermittlungsdienste bereitstellen können, erhalten folgende Parteien Zugriff auf Ihre Daten:

• Mitarbeiter von Amoria Bond an unseren Standorten in Großbritannien, den Niederlanden, Deutschland und Singapur;
• die Access Group, Anbieter unserer CRM-Datenbank (RDB Pronet);
• Nasstar, Anbieter unseres gehosteten IT-Netzwerksystems und unserer IT-Schutzmaßnahmen;
• Regierungsbehörden und juristische Personen (Daten werden nur dann weitergegeben, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind).

   

  Werden Ihre personenbezogenen Daten den europäischen Wirtschaftsraum verlassen? Falls ja, werden welche Schutzmaßnahmen ergriffen?

  Amoria Bond verfügt über eine sichere, unternehmensweit verwendete gemeinsame Datenbank (RDB Pronet), die von der Access Group bereitgestellt wird, sowie über ein sicheres IT-Netzwerk, gehostet von Nasstar Plc.

  Die von uns erfassten personenbezogenen Daten können auch außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums (EWR) von Mitarbeitern von Amoria Bond Pte (Singapur) abgerufen werden. Sollten sich unsere Mitarbeiter nicht innerhalb des EWR befinden, gewährleisten wir mithilfe von Vereinbarungen über die Datenverarbeitung, dass entsprechende Schutzmaßnahmen getroffen werden.

  Unter Umständen haben auch Mitarbeiter von Nasstar in Neuseeland, die uns außerhalb der Geschäftszeiten in Großbritannien durch IT-Support unterstützen, Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Der Schutz dieser Daten ist gewährleistet, da die Europäische Kommission bezüglich der Verarbeitung von Daten für Neuseeland eine Angemessenheitsentscheidung getroffen hat und ein entsprechender Vertrag mit Nasstar unterzeichnet wurde. Amoria Bond unternimmt alles Notwendige, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher verwahrt und im Einklang mit der vorliegenden Datenschutzrichtlinie verarbeitet werden.

  Gelegentlich wird Amoria Bond Sie um Ihre Einwilligung dazu bitten, Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Ihren Lebenslauf) an internationale Kunden außerhalb des EWR übermitteln zu dürfen.

  Auch in diesem Fall ergreifen wir alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Ihre Daten entsprechend zu schützen.

  Interne organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten

  Amoria Bond verfügt über eigene interne Sicherheitsvorkehrungen, die sich so gestalten, dass keiner unserer Mitarbeiter (außer wenn befugt) dazu in der Lage ist, Daten von seinem PC (mittels Screenshot oder durch andere Methoden) zu kopieren oder auf ein beliebiges externes Speichermedium herunterzuladen. Es sind Überwachungsmethoden vorhanden, mit denen sichergestellt ist, dass der Zugriff der Mitarbeiter auf unsere Datensätze konsistent und innerhalb der Parameter erfolgt, die wir als „normal“ betrachten. Bei ungewöhnlichen Aktivitäten werden wir entsprechend alarmiert. Interne Datenschutzverletzungen, bei denen ein hohes Risiko der Beeinträchtigung der Rechte und Freiheiten der Personen vorliegt, deren Daten wir speichern, werden innerhalb von 72 Stunden an die entsprechende Aufsichtsbehörde der zuständigen Rechtsprechung sowie das britische ICO gemeldet. Außerdem werden Mitarbeiter von Amoria Bond in Datenschutznormen unterwiesen und dahingehend geschult, wie sie mit Ihren Daten umgehen müssen, um deren sichere Speicherung und angemessene Nutzung zu gewährleisten.

  Nasstar Plc – Schutzmaßnahmen

  Die Sicherheit unseres IT-Systems wird von Nasstar so umfassend wie möglich gestaltet, wobei vor dem Hintergrund folgender Ziele entsprechend relevante Technologien zum Einsatz kommen:

  •              Schutz physischer Systeme

  •              Beschränkung von System- und Datenzugriff auf autorisierte Benutzer

  •              Vorbeugung böswilliger Angriffe auf Systeme und/oder Daten

  •              Beschränkung des Netzwerkzugriffs und der Netzwerknutzung ausschließlich auf autorisierte Benutzer und zu genehmigten Zwecken

  Die Systeme von Nasstar sind in sicheren, eigens hierfür eingerichteten Gebäuden („Serverfarmen“) untergebracht, die nach strengsten Sicherheitsnormen erbaut wurden und deren Zugang jederzeit ausschließlich auf autorisiertes Personal beschränkt ist. Diese Serverfarmen befinden sich in Telford und London in Großbritannien. Zugang zu allen nicht-öffentlichen Bereichen der Online-Systeme und Dienste von Nasstar wird durch ein Authentifizierungs- und Verschlüsselungssystem gesteuert, sodass der Zugriff auf Daten ausschließlich auf autorisierte Individuen beschränkt ist und beim Versuch, Netzwerk-Traffic abzufangen, keine Dateninhalte offengelegt werden und ein Zugriff auf unsere Daten und Informationen unmöglich bleibt. Die Serverfarmsysteme des Unternehmens sind alle über eine Firewall mit dem Internet verbunden, die gewährleistet, dass illegalem und/oder ungewünschtem Traffic, der auf Paket- oder Portebene identifiziert werden kann, automatisch der Zugang verwehrt wird. Zugang zu und Zugriff auf die Systeme, einschließlich der Eingabe von Benutzernamen und Kennwort, werden mittels 128-Bit-SSL3-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer 3) verwaltet. Der Zugriff autorisierter Personen auf Daten wird durch serverbasierte Skripte geprüft. Sämtlicher Netzwerk-Traffic wird ständig überwacht und auf gleichbleibende Leistung sowie Eindringversuche geprüft.

  Benachrichtigung über Eindringlinge – Nasstar informiert Amoria Bond (den Datenverantwortlichen) sofort über eine Verletzung des Datenschutzes, wenn diese festgestellt wird. Solche Vorgänge sind im Sicherheitsverwaltungsprozess von Nasstar (Information Security Incident Management) festgehalten.

  Angriffserkennung – Nasstar nutzt eine Mischung aus IDS (Intrusion Detection System, Angriffserkennungssystem), Gateway-Anti-Virus-Scans, Endpunktschutz und SIEM-Systemen Dritter, um das System auf potenzielle Angriffe zu überwachen und diese zu erkennen.

  Datenzugriff – Nasstar stuft alle Daten (auch personenbezogene Daten) von Amoria Bond (Datenverantwortlicher) im Rahmen der Datenklassifizierungsrichtlinie von Nasstar gemäß ISO27001 als „vertraulich“ ein. Somit liegen strenge Richtlinien für Zugriff, Offenlegung, Löschung, Speicherung und Übermittlung all dieser vertraulichen Daten vor.

  Access Group – Konformität mit der DSGVO und Schutzmaßnahmen

  Mitarbeiter der Access Group haben zum Zweck der Bereitstellung von technischem Support und Wartungsdiensten Zugriff auf unsere Datenbank.

  Die Access Group ist beim britischen Information Commissioner‘s Office registriert (Registernummer Z5042164) und verarbeitet alle Daten aktuell in Einklang mit den Prinzipien des in der DSGVO beschriebenen Datenschutzes.

  Daten werden unter keinerlei Umständen außerhalb der EU gespeichert oder verwaltet. Die Niederlassung Access Alto in New York betreut ausschließlich US-amerikanische Kunden und übermittelt ihre Daten ähnlich wie die europäische Niederlassung nicht an Server außerhalb der USA.

  Die Access Group ist sich der neuen, ihr durch die DSGVO auferlegten Bestimmungen bewusst und hat bereits in allen Geschäftsbereichen entsprechende Maßnahmen ergriffen, um Ihre Daten zu schützen, einschließlich, jedoch nicht beschränkt auf:

• Änderungen und Ergänzungen selbst entwickelter Software, wo angemessen, um die Verschlüsselung sensibler Daten/eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung und das Recht, vergessen zu werden, umzusetzen
• Änderungen an internen Prozessen, um sicherzustellen, dass entsprechende Dokumentation vorliegt und die Vorschriften der Verordnung eingehalten werden
• Gewährleistung, dass alle Systeme aufgeführt sind, die personenbezogene Daten enthalten, und eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung/Einwilligung usw. dokumentieren, und dass auf Anfrage Individuen Daten bereitgestellt werden können
• Datenschutz-Folgeeinschätzungen über das gesamte Unternehmen hinweg
• Aktualisierung von Datenschutzrichtlinien
• Ergänzung der ISMS (ISO27001:2013) um neue Regelungen der DSGVO
• DSGVO-konforme Verträge und Rahmenvereinbarungen
• Regelungen für besondere Kategorien personenbezogener Daten
• Die aktiven Speicherungs- und Löschverfahren und -Software sowie die jährliche Prüfung der Datenspeicherrichtlinie
• Erschaffung der Position des Datenschutzbeauftragten im Aufgabenbereich Management für Informationssicherheit
• Mitarbeiterprüfung
• Sicherheit bei Systemzugriff und für Endpunkte
• Geheimhaltungsvereinbarungen

Alle Serverräume der Access Group werden videoüberwacht, sind verschlossen und der Zutritt ist ausschließlich auf Personen beschränkt, die diesen im Rahmen ihrer Aufgaben legitim benötigen. Sämtliche Türen werden durch Salto-Kartenlesegeräte oder Schlösser mit Tastenkombination geschützt; externe physische Barrieren sind ebenfalls vorhanden. Sämtliche Türen sind mit einem Alarm versehen und auch interne Alarmanlagen für Einbruchsmeldung sind vorhanden. Alle Mitarbeiter von Access müssen jederzeit ID-Karten tragen und Besucher tragen Karten mit roten Bändern, die sie klar als Besucher kennzeichnen. Besucher müssen sich bei jedem Büro an- und abmelden und es ist ihnen nicht gestattet, sich frei und ohne Begleitung auf dem Firmengelände zu bewegen.

Dritte erhalten keinen Zugriff auf Netzwerk oder Systeme und die darin enthaltenen Daten werden unter keinerlei Umständen außerhalb der EU gespeichert oder verwaltet.

Die Access Group und Nasstar Plc sind beide nach der Informationssicherheitsnorm ISO 27001 akkreditiert.

Wenn Sie weitere Informationen dazu wünschen, wie wir oder unsere IT-Anbieter Ihre personenbezogenen Daten schützen, wenden Sie sich an: privacy@amoriabond.com

Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Wir sind uns unserer rechtlichen Pflicht, korrekte personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie wir sie für unsere geschäftlichen Zwecke benötigen. Dementsprechend verfügen wir über eine Richtlinie für die Vorratsdatenspeicherung und prüfen unsere Daten regelmäßig, um diejenigen zu löschen, für deren Speicherung kein weiteres legitimes geschäftliches Interesse besteht.

Zur Gewährleistung dessen, dass unsere Daten stets auf aktuellem Stand sind, unternehmen wir Folgendes:

• Einleitendes telefonisches Gespräch, um festzustellen, um die von uns über Sie gespeicherten Daten noch zutreffen.
• Bevor wir Sie einem Kunden zur Besetzung einer ausgeschriebenen Stelle vorstellen, prüfen wir, dass uns die richtigen Daten über Sie vorliegen.
• Wir kontaktieren Sie regelmäßig, sodass Sie uns darüber informieren können, falls sich Änderungen Ihrer personenbezogenen Daten ergeben.

Amoria Bond speichert Ihre personenbezogenen Daten ab dem Zeitpunkt der letzten Kommunikation mit Ihnen (per E-Mail, Telefon oder auf anderem Weg) fünf Jahre lang. Diese Zeitspanne haben wir deshalb gewählt, da fünf Jahre der durchschnittliche Zeitraum sind, während dessen Individuen und Personalbeauftragte in den Branchen und Sektoren, in denen wir Personalvermittlungsdienste erbringen, die Stelle nicht wechseln. Somit werden zahlreiche Bewerber für längere Zeit zu „schlafenden“ Bewerbern, bevor sie sich wieder aktiv umsehen, wenn Amoria Bond ihnen ein relevantes Stellenangebot zukommen lässt. Fand seit fünf Jahren oder mehr keine aktive Kommunikation statt, werden Ihre Daten gelöscht.

Daten von Bewerbern, die derzeit über Dienstverträge mit unseren Kunden verfügen, speichern wir für einen Zeitraum von mindestens sieben Jahren, um die steuerlichen Gesetzgebungen der jeweils zuständigen Rechtsprechung zu erfüllen.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten dann aus unseren Speichern, wenn der jeweilige Speicherzeitraum verstrichen ist oder wenn die betroffene Person eine Löschung fordert (und eine weitere Aufbewahrung nicht aus gesetzlichen Gründen erforderlich ist). Unter Umständen archivieren wir Teile oder alle Ihrer personenbezogenen Daten oder speichern sie ausschließlich für unsere Finanzunterlagen, wobei diese Daten teilweise oder vollständig aus unserer Hauptdatenbank gelöscht werden.

Zum Zweck der Erstellung einer Widerspruchs- oder Löschdatei können die von Ihnen gespeicherten Daten auf Name und E-Mail-Adresse reduziert werden. Somit ist gewährleistet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht erneut in unsere Datenbank aufnehmen oder erneut Kontakt zu Ihnen aufnehmen, doch haben Sie selbstverständlich das Recht, auch dieser Speicherung zu widersprechen.

Korrigieren, Aktualisieren und Löschen Ihrer personenbezogenen Daten

Sollten sich Ihre personenbezogenen Angaben oder Lebensumstände ändern, können Sie die entsprechenden Daten korrigieren, aktualisieren oder eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten fordern, indem Sie eine E-Mail an folgende Adresse senden: privacy@amoriabond.com

Welche Rechte haben Sie?

Zwar ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Erbringung unserer Personalvermittlungsdienste in unserem berechtigten Interesse notwendig, doch haben wir gegenüber den betroffenen Personen laut Artikel 6 der DSGVO auch einige Verpflichtungen.

Sie haben folgende Rechte auf eine faire, rechtmäßige und angemessene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Bezug auf die von uns bereitgestellten Dienstleistungen. Amoria Bond bestätigt insbesondere die folgenden individuellen Rechte:

• Recht auf Information – Sie haben das Recht zu erfahren, dass wir Ihre Daten erfasst haben und verarbeiten;
• Recht auf Zugriff – Sie haben das Recht, auf die über Sie gespeicherten Daten zuzugreifen;
• Recht auf Berichtigung – Sie haben das Recht, von uns gespeicherte unvollständige oder falsche Informationen korrigieren zu lassen;
• Recht auf eingeschränkte Verarbeitung – Sie haben das Recht uns zu bitten, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, beispielsweise dann, wenn Sie mehr über deren Richtigkeit oder unsere Gründe für eine Verarbeitung erfahren möchten;
• Recht auf Widerspruch – Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn wir uns auf unser berechtigtes Interesse (oder das von Dritten) berufen und Sie es aufgrund Ihrer aktuellen Situation bevorzugen, einer Verarbeitung auf dieser Grundlage zu widersprechen. Sie haben zudem das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken zu widersprechen;
• Recht auf Löschung – Sie haben das Recht, uns um die Löschung oder Vernichtung Ihrer personenbezogenen Daten zu bitten, wenn es keinen guten Grund für eine weitere Verarbeitung gibt. Sie haben außerdem das Recht, uns um die Löschung oder Vernichtung Ihrer personenbezogenen Daten zu bitten, wenn Sie von Ihrem Recht auf Widerspruch Gebrauch gemacht haben.
• Sie haben das Recht, den Transfer Ihrer personenbezogenen Daten an Sie oder Dritte anzufordern. Wir stellen Ihnen oder der von Ihnen benannten Drittpartei Ihre personenbezogenen Daten in strukturierten, geläufigen, maschinenlesbaren Formaten bereit. Beachten Sie, dass dies nur für automatisch erfasste Daten gilt, deren Nutzung durch uns Sie eingangs zugestimmt hatten oder wenn die Daten für die Durchführung unserer Pflichten im Rahmen eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags genutzt wurden.

Fragen und Beschwerden

Sollten Sie Fragen, Bedenken oder Beschwerden dazu haben, wie Amoria Bond Ihre personenbezogenen Daten erfasst, speichert und nutzt, senden Sie eine E-Mail an: Privacy@amoriabond.com.wir. Wir werden Ihnen innerhalb des in der DSGVO vorgeschriebenen Zeitraums antworten.

Beantwortet Amoria Bond Ihre Anfrage nicht innerhalb des von der DSGVO vorgeschriebenen Zeitraums, haben Sie das Recht, bei einer der folgenden Aufsichtsbehörden Beschwerde einzulegen.

Britisches ICO – https://ico.org.uk/for-the-public/raising-concerns/

Deutsches BFDI – http://www.bfdi.bund.de/

Niederlande – https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl